Minimalismus mit doxie

Minimalismus hier, Minimalismus da. Man kommt kaum mehr an diesem Thema vorbei, wenn man sich länger als fünf Minuten im Internet aufhält. Es wird maximal über Minimalismus berichtet, es werden Tipps gegeben, Artikel geschrieben und Videos gedreht.

Bisher tangierte mich das Thema nicht sonderlich, doch heute möchte ich euch etwas über minimalisierten Papierkram erzählen.

 

Einleitung

In den letzten Monaten hatte ich zunehmend das Gefühl, sehr eingeengt in meiner Wohnung zu leben. Etwas mehr als 8 Jahre wohne ich nun in der selben Butze und in der Zeit kamen immer mehr und mehr Gegenstände in den Haushalt. Technik, Bücher, Zeitschriften oder Möbel. Alte Möbel wurden natürlich durch die neuen ersetzt, viele Gegenstände jedoch kamen zu den alten hinzu. Der Wohnraum erweiterte sich in der selben Zeit selbstverständlich nicht.

Also fasste ich den Entschluss zu entrümpeln. So nannte man das früher. Im gewissen Sinne wollte ich mehr Minimalismus in meinem Leben, also die Dinge um ein Vielfaches reduzieren. Jedoch nicht um in ein Extrem zu geraten. Ich fing damit an alle alten Zeitschriften, von denen man sich immer sicher war, den einen Artikel mal wieder zu lesen, wegzuwerfen. 70% aller Bücher wanderten ebenfalls auf den Müll oder wurden zur kostenlose Mitnahme vor die Türe gestellt. Veraltete Technik fand ihren Weg auf den Wertstoffhof oder wurde und wird immer noch auf eBay verkauft. Kleidung wurde gespendet oder weggeworfen.

So geht das nun ungefähr drei Monate. Obwohl in der Summe recht viele Dinge die Wohnung verlassen haben, fühlt es sich immer noch nicht fertig an. Die Reise wird also noch eine kleine Weile weitergehen.

 

Was hat nun doxie damit zu tun?
Bei der bewussten Reduzierung der Dinge stieß ich irgendwann auf meine Aktenordner. Diese befinden sich nicht im Keller, sondern stehen in der Wohnung auf einem Schrank. Mich störten verschiedene Dinge an dieser Situation. Papiere müssen einsortiert werden und darin bin ich sehr schlecht (faul). Zudem nehmen die Ordner recht viel Platz weg und das Suchen einzelner Dokumente ist ebenfalls umständlicher als es heutzutage sein müsste. E-Mails findet man im Handumdrehen, bestimmte Dokumente jedoch nicht. Und was ist wenn die Bude brennt? Ich dachte mir, das muss doch alles besser gehen.

Klar war: Die Lösung aller Probleme steck in der Digitalisierung der Dokumente. Nun kann es sehr schnell – das wissen wir alle – sehr kompliziert werden, ein technisches Gerät zu finden, das den eigenen Ansprüchen gerecht wird, nicht allzuviel kostet und ordentlich funktioniert. Ich hatte das Glück, dass mir der doxie SE Go empfohlen wurde. Ohne lange nachzudenken wurde er bestellt und geliefert.

 

Hinweis
Ich gehe in diesem Erfahrungsbericht nur auf den doxie SE go ein. Es gibt andere Scanner von doxie, die eventuell noch besser sind – da bitte ich euch selbst Vergleiche anzustellen. Auf die Vor- und Nachteile werde ich in diesem Bericht detailiert eingehen.

 

tl;dr
Der mobile Scanner doxie SE go ist jedem zu empfehlen, der seine Dokumente digitalisieren, abspeichern und/oder in die Cloud laden möchte. Mehrblatteinzug und Duplexscan wären gerade zu Beginn hilfreich gewesen, diese Funktionen fehlen der go-Variante jedoch. Das Gerät ist mittlerweile mehrere Wochen in Betrieb und macht mich glücklich und meinen Alltag einfacher.

 

 

Ersteindruck
doxie hat Scharm. Ich hätte nicht gedacht, dass es einer Firma gelingen würde, ein trockenes Bürogerät so sympathisch zu vermarkten. Das liegt jedoch nicht alleine an der Gestaltung der Anleitung, sondern ist dies vor allem den Mitarbeitern des online Services zu verdanken.

Packt man den doxie aus, springt einem direkt das hübsche Blatt zur Inbetriebnahme in die Augen. Eingerichtet ist das Gerät lächerlich schnell. Nachdem man sich online bei doxie registriert hat, erreicht einem in nicht mehr als 20 Minuten eine nette Danke-Mail plus gezeichneter Willkommen-Karte. Die Karte soll übrigens händisch gezeichnet, mit einem doxie-Gerät eingescannt und anschließend versendet worden sein. Auf meine Rückfrage, ob dies wirklich der Tatsache enspreche, antwortete mir der Support mit: Ja.

 

Was kann der doxie?
Kurz: Scannen, abspeichern.
Lang: Der Vorteil der go-Variante besteht darin, dass kein Mac/PC oder Stromanschluss benötigt wird. Der Scanner ist mit einem Akku ausgestattet und bekommt eine SD Karte mitgeliefert. So kann das Gerät mobil verwendet oder einfach in die Schublade verstaut und bei Bedarf hervorgebracht werden. Ich handhabe es im Moment so, dass ich alle Papiere, die eintreffen, direkt öffne, einscanne und anschließend durch den Aktenvernichter jage. Originalverträge, Arbeitsverträge und anderer wichtiger Kram wird weiterhin nach dem Scannen in einem Ordner abgelegt. Auf diese Art reduzierte sich die Anzahl meiner Dokumentenordner von über zehn auf einen.

Nach dem Scan steht euch die Welt der Ablage offen. Zum Einen gibt es die Smartphone App, über die ihr direkt auf den Scanner per Wlan zugreiffen könnt, zum Anderen liegt traditionsbewussten Benutzern ein USB Kabel für den Mac/PC bei. Ihr könnt aber auch ganz einfach mit euren Mac/PC per Wlan auf den Scanner zugreifen. Alles ist möglich.

Obwohl ich den Scanner auch wegen seiner Wireless-Fähigkeiten kaufte, lade ich die Dokumente aus geschwindikeitstechnischen Gründen vorzugsweise per Kabel auf den Rechner.

 

Smartphone App
Über die kostenlose Smartphone App lässt sich der doxie Scanner konfigurieren und ihr könnt auf die Scans, welche sich auf der SD Karte befinden, zuzugreifen und gegebenenfalls exportieren. Die App könnte etwas intuitiver sein, macht aber am Ende genau das, was man von ihr erwartet. Nach dem Import lässt sich der Scan drehen, zuschneiden und im Kontrast anpassen. Im Export bleiben jedoch viele Wünsche offen, da lediglich ein Export zu JPG und PDF möglich ist. Das macht die Desktop App besser.

Eine der Stärken, PDF Dateien im OCR Format zu exportieren – also ein inhaltliches durchsuchbares PDF zu erstellen – fehlt in der App leider ebenfalls.

Zu der App gesellt sich noch eine Weboberfläche, die ich jedoch bisher nicht nutzte und deshalb auch nicht auf diese eingehen werde.

 

Desktop App

Viel mehr als die App für’s Smartphone, macht die Desktop App. Am Ende aller Scan-Arbeit wollen die Dateien benannt, exportiert, gespeichert und ordentlich sortiert werden. In meinem Fall landen die Dokumente in einem Ordnersystem, das ungefähr so aussieht:

  • Auto
  • Bank
  • Belege/Quittungen
  • Internet/Mobil
  • Versicherungen
  • (…)

Diese Struktur wird aktuell mit iCloud Drive gespiegelt. Sollte also der Fall eintreten (nicht sonderlich unwahrscheinlich), dass ich die Herdplatte (wieder einmal) anlasse und das Haus verlasse, wären bei einem Brand zumindest alle wichtigen Daten gesichert. Gar nicht so unwichtig, wie ich finde.

Nun hat der doxie SE go ein kleines Problem. Dieses Problem macht sich vor Allem dann bemerkbar, wenn man ein oder zwei komplette Dokumentenordner scannt und die Dokumente anschließend importieren und exportieren möchte. Manche Schreiben bestehen aus einer Vorder- und Rückseite oder aus mehreren Blättern. Da sich in der Vorschau der App ein Scan dem anderen ziemlich ähnelt, fällt es bei der Masse an Dokumenten zunehmen schwer herauszufinden, welche Scans zusammen gehören. Ein Duplex- oder Mehrblättriger Scan bietet das doxie Go SE nämlich nicht. Das bedeutet: Jede Seite muss einzeln gescannt werden.

Nun bietet die Desktop App die Möglichkeit zugehörige Seiten zu ein PDF zusammenzuführen. Doch wie bereits angedeutet, kann einem irgendwann die Übersicht verloren gehen. Man ist fast gezwungen sich jedes Thumbnail einzeln anzuschauen um entscheiden zu können, welche Scans zusammengeführt werden müssen. Ich habe mir recht schnell mit einem kleinen Trick beholfen. Nach jeden in sich geschlossenen Scans, scannte ich eine kleine, farbige Karte ein. Diese fällt in den Thumbnails auf und fungiert hierbei als Trenner. So lassen sich sehr schnell die passenden Dokumente zusammenführen und exportieren. Zugegeben: Der Workaround ist umständlich, benötigt aber nicht sonderlich viel mehr Zeit.

Ich hatte diesbezüglich bereits mit dem doxie Kundenservice Kontakt und schlug ihnen eine Lösung vor. Mir wurde versichert, die Vorschläge an das Dev-Team weiter zu leiten. Mal sehen.

 

Speichern, sortieren, Cloud
Den Einen, richtigen Workflow wird es nicht geben. Hier muss jeder für sich die passende Lösung finden, denke ich. Meiner sieht, wie bereits angedeutet, so aus, dass ich die Dokumente als durchsuchbare PDF in vordefinierten Ordner plus Unterordner sortiere. Die Dateien werden nach Post-Eingangsdatum und Thema/Betreff benannt. Anschließend kopiere ich die Daten in die Cloud von wo aus sie dann für mich überall zugänglich sind. Die perfekte Lösung ist das noch nicht, aber sie funktioniert für mich aktuell am besten.

Die Desktop App bietet von Haus aus ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente direkt an Dropbox, Evernote, OnNote, iCloud Drive, Messages, Photos, Mail und noch viel mehr Diensten zu senden. Eingeschränkt hierbei natürlich durch das genutzte Betriebssystem.

Im ganzen merkt man also, dass sich hinter doxie weit aus mehr als nur ein schlichter Scanner verbirgt. Und genau das macht das Ganze für mich so interessant und hilfreich.

 

Was bleibt offen?
Das Team von doxie scheint recht klein zu sein. Jedoch sind die Leute mit Herzblut dabei, so einem “langweiligen” Gerät Leben einzuhauchen. Der Kontakt mit dem Support war bisher immer unglaublich positiv und die Antworten kamen meist in nicht weniger als einer Stunde. Die Funktionen der Apps sind super, sehr brauchbar, könnten aber noch benutzerfreundlicher und intelligenter sein. Für mich funktioniert doxie, so wie es ist, schon sehr gut. Ich freue mich jedoch auch, sollte es weitere Verbesserungen in der App oder an der Firmware geben.

In dem Sinne: Happy scanning!

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